個人情報紛失についてのお詫びとご報告
この度、こみゅーん助産院が受託しております産後ケア事業をご利用されました62件の方々の記録を含むUSBを紛失してしまいました。このような重大な事態を招き、利用者ご本人様やそのご家族、関係者の皆様方に多大なご迷惑とご心配をおかけしてますことを誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
日頃より、個人情報の取り扱いにつきましては注意喚起してまいりましたが、管理が不十分だったことを痛感しております。スタッフ一丸となり、引き続き捜索をし、今後、このようなことが起こらないよう再発防止策の徹底に努めてまいります。
記
１. 事故の概要
1）紛失判明の経緯と状況
令和5年6月27日に、当院職員より、自宅作業用に所持していたUSBを令和5年6月22日に紛失したと思われることの報告がありました。報告後すぐに、いわき中央署に遺失届を行い、事業所内や職員の紛失当日の経路(屋外・車中・出先場所）の捜索などを行いましたが、未だ見つけ出すことができておりません。
２）紛失した個人情報
令和2年10月～令和5年6月までの当院産後ケアご利用者様のうち62件
産後ケア実施報告書の内容は、「本人・子ども・配偶者氏名，生年月日，住所，電話番号，職業，産後ケアの利用状況」等です。
２．委託元行政への報告と対象者様への対応
令和5年6月30日、USBに記録されておりました対象者様の産後ケア事業委託元行政への報告及び謝罪を行い、指示並びに指導を受けて対応しています。個人情報紛失の対象者様につきましては、令和5年7月1日より、電話にて、利用者様ご本人に、経緯の説明と謝罪をさせていただいております。
３．再発防止に向けた取組
令和5年7月2日に院内安全対策会議を行い、以下の対策で再発防止策に取り組むこととしました。
1)個人情報にかかわるものについては、USBをはじめとする外部接続媒体の使用を禁止する。
2)訪問支援時を除く、全ての記録は助産院外へ持ち出さないことを徹底する。
※訪問支援時の個人情報管理は、
・新たに鍵のかかる専用バックを備え、訪問助産師が使用する。
・訪問時の前後は、記録紙等の携帯確認を行い、携行移動時間は最小限とする。
3)個人情報保護ガイドラインに基づく研修、継続教育をしていく。
4)個人情報保護の自己点検を定期的に行い、厳格な管理態勢を図る。
5)業務改善を図る上でも、クラウドサービス導入の検討をする。
４．お問い合わせ窓口
特定非営利活動法人 Commune with助産師 こみゅーん助産院
TEL 0246-23-3303 （受付時間 平日9:00～16:00）
080-2827-3005（上記時間外）
